วันหยุดพักผ่อน วันป่วย วันส่วนตัว วันหยุด สำหรับความผิดหวังของเจ้านายของคุณนี่คือความสมดุลในชีวิตการทำงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้: คุณ จะ ใช้เวลาอยู่ห่างจากโต๊ะทำงานของคุณและมัน จะ เป็นมากกว่าการพักทานอาหารกลางวัน และสำหรับพนักงานออฟฟิศหลายล้านคนสิ่งหนึ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับสมัยนั้นคุณไม่ได้ถูกผูกมัดอยู่กับแป้นพิมพ์นั่นคือข้อความนอกสำนักงาน
ตอนนี้การประดิษฐ์ข้อความนอกสำนักงานที่สมบูรณ์แบบเป็นศิลปะเท่าที่เป็นวิทยาศาสตร์ มันจะต้องเป็นมืออาชีพ แต่สง่างามกระชับ แต่ให้ข้อมูลทื่อ ๆ และสุภาพ “ กุญแจสำคัญคือการทำให้ชัดเจนในห้าสิ่งต่อไปนี้” เจนสคุดเดอ ร์ชีวิตที่ได้รับการรับรองความเป็นผู้นำและโค้ชอาชีพและอาจารย์ที่โรงเรียนธุรกิจของมหาวิทยาลัย Loyola ชิคาโกกล่าว "เมื่อคุณไม่อยู่; เมื่อคุณกลับมา; ถ้าคุณกำลังตรวจสอบอีเมลหรือไม่; ถ้าคุณพร้อมใช้งานผ่านทางโทรศัพท์หรือไม่; และผู้ที่จะติดต่อในกรณีที่คุณไม่อยู่" หลังจากนั้นเธอพูดว่า "ส่วนที่เหลือเป็นสไตล์!"
โดยที่ในใจนี่คือรูปแบบที่เธอแนะนำซึ่งสามารถใช้ได้กับทุกสถานการณ์:
ขอบคุณสำหรับอีเมล์ของคุณ. ฉันเป็น OOO ตั้งแต่วันพุธที่ 15 พฤศจิกายนถึงวันศุกร์ที่ 17 พฤศจิกายนโดยไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ หากเป็นเรื่องเร่งด่วนโปรดติดต่อที่ มิฉะนั้นฉันจะตอบกลับข้อความทั้งหมดเมื่อฉันกลับมา
อย่างที่คุณเห็นคุณไม่จำเป็นต้องพูดว่า ทำไม คุณถึงออกไป นั่นไม่ใช่ธุรกิจของคุณ แต่เป็นของคุณและเจ้านายของคุณก็ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ Scudder ต้องแน่ใจด้วยว่าการระบุว่าการมีโทรศัพท์หรืออีเมลพร้อมใช้งานนั้นเป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน แต่ก็เป็นการดีที่จะ "ระบุว่าคุณกำลังตรวจสอบเป็นระยะ ๆ " คุณอาจสังเกตเห็นว่าเป็น "ข้อความทั้งหมด" และไม่ใช่ "ข้อความของคุณ" ในขณะที่การดึงดูดข้อความที่ไม่อยู่ในสำนักงานของคุณเป็นการส่วนตัว แต่การใช้ "ข้อความทั้งหมด" จะทำให้ผู้รับได้รับการเตือนอย่างละเอียดว่าเดี๋ยวก่อนคุณกำลังแยกวิเคราะห์อีเมล จำนวนมาก ซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่ในการตอบกลับ
ในที่สุดทราบเกี่ยวกับวันที่ มีความไม่เห็นด้วยหลายภาษาเกี่ยวกับช่วงวันที่ในข้อความของคุณหมายความว่า: วันที่สองระบุว่าคุณ กลับมาใน วันนั้นหรือว่าเป็น วันสุดท้ายที่ คุณจะออกไปข้างนอก? ในวันนี้ Scudder มีความมั่นคง: มันบ่งบอกถึงวันสุดท้ายที่คุณจะออกไป
กฎเพิ่มเติมเล็กน้อยที่ต้องคำนึงถึง: หากวันหยุดของคุณมีช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์และคุณจะกลับมาที่จุดแรกในวันจันทร์คุณไม่จำเป็นต้องระบุรายการวันอาทิตย์ก่อนหน้านี้ในข้อความนอกสำนักงานของคุณ คนส่วนใหญ่ไม่ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ดังนั้นวันศุกร์ก่อนหน้านี้ก็ใช้ได้ แต่ถ้าคุณกลับมาในอีกหนึ่งวันต่อมาในสัปดาห์อย่าลืมใส่วันหยุดสุดสัปดาห์ในช่วงเวลาเช่น: จากวันพุธที่ 15 พฤศจิกายนถึงวันอังคารที่ 21 พฤศจิกายน
หลังจากที่คุณเชี่ยวชาญการร่างข้อความที่ไม่อยู่ในสำนักงานให้อ่านเหตุผลที่คุณควรพิจารณาทิ้งไว้ตลอดเวลา - จากคนที่ทิ้งเขาไว้อย่างถาวร
สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ชีวิตที่ดีที่สุดของคุณ ติดตามเราบน Facebook ตอนนี้!
Ari Notis Ari เป็นบรรณาธิการอาวุโสที่เชี่ยวชาญด้านข่าวและวัฒนธรรม