เมื่อพูดถึงอีเมลคุณอาจคิดว่าคุณรู้ทุกอย่างที่ควรรู้ ท้ายที่สุดพวกเราส่วนใหญ่ส่งและรับเฉลี่ย 121 อีเมล ต่อวัน ตามที่ บริษัท วิจัยตลาดเทคโนโลยี The Radicati Group แต่ถึงแม้ว่าคุณจะใช้เวลาอย่างมากในแต่ละวันในกล่องจดหมายของคุณ แต่คุณก็อาจจะได้เรียนรู้สิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง ที่จริงแล้วมีกฎจรรยาบรรณทางอีเมลมากมายที่คอยหลบเลี่ยงคุณและผู้คนมากมายในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ต้องการแน่ใจว่าคุณสุภาพทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ นี่คือกฎทอง 17 ข้อเกี่ยวกับการส่งอีเมลที่คุณอาจไม่รู้ แต่จำเป็นต้องรู้
1 ตอบกลับนาทีที่คุณได้รับอีเมลแม้ว่าคุณจะต้องการเวลามากกว่านี้
Shutterstock
ไม่มีใครซาบซึ้งที่ได้รับการตอบกลับอีเมลหลังจากที่พวกเขาส่งมัน ในความเป็นจริงการสำรวจ 2018 จัดทำโดย บริษัท ที่ปรึกษา Toister Performance Solutions เปิดเผยว่าร้อยละ 41 ของผู้คนคาดว่าจะได้รับคำตอบทางอีเมลจากเพื่อนร่วมงานภายในไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง (เริ่มร่างบันทึกคำขอโทษไปยังแผนกบัญชีของคุณทันที!)
แน่นอนว่าการตอบกลับอีเมลบางครั้งเรียกร้องให้คุณเคี้ยวมากกว่าความคิดของคุณและร่างข้อความที่วัดได้ ในกรณีเหล่านั้นการแก้ปัญหานั้นง่าย: ตอบกลับภายในไม่กี่นาทีเพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับข้อความของพวกเขา แต่ต้องการเวลาอีกเล็กน้อยในการแยกแยะ ด้วยวิธีนี้พวกเขารู้ว่าคุณได้พิจารณาอีเมลของพวกเขาแล้วและไม่สนใจเลย
2 ใช้ "ตอบทั้งหมด" ด้วยความระมัดระวัง
Shutterstock
มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างตัวเลือก "ตอบกลับ" และ "ตอบกลับทั้งหมด" และถึงกระนั้นผู้ใช้อีเมลจำนวนมากก็ไม่ทราบเช่นกัน ในกรณีที่คุณเป็นหนึ่งในพวกเขารู้ว่าเมื่อคุณเลือกที่หลังผู้รับทุกคนที่เคย CC ในข้อความต้นฉบับได้รับการตอบสนองของคุณและบ่อยกว่าไม่ได้ที่คุณไม่จำเป็นต้องกล่องจดหมายของทุกคน
ข้อความจำนวนมากที่ไม่จำเป็นเหล่านี้เป็นต้นเหตุของความหายนะและมีคำศัพท์ที่ใช้อธิบาย: "ตอบ Allpocalypse" ดังนั้นครั้งต่อไปที่คุณตอบกลับอีเมลจำนวนมากให้พิจารณาว่าใครต้องการอ่านคำตอบของคุณจริงๆ: ทั้ง บริษัท หรือแค่ผู้ส่งดั้งเดิม?
3 ถ้าคุณต้องการคำตอบจากใครสักคนอย่าทำซีซี
Shutterstock / Jacob Lund
เมื่อคุณสำเนาถึงใครบางคนในอีเมลซึ่งหมายความว่าคุณ "คัดลอกคาร์บอน" พวกเขา - โดยทั่วไปจะระบุว่าคุณต้องการให้พวกเขาวนซ้ำในการสนทนา แต่ไม่จำเป็นต้องมองหาคำตอบจากพวกเขา และในฐานะที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรม Dannielle Walz เตือนการใช้ตัวเลือก CC ในทางที่ผิดอาจนำไปสู่ปัญหาด้านการสื่อสาร
"โดย CC-ing เพื่อนร่วมงานของคุณลงในอีเมลจำนวนมากพวกเขาอาจเริ่มหยุดเห็นอีเมลของคุณเป็นสิ่งสำคัญและอาจวางพวกเขาโดยตรงใน 'โฟลเดอร์อ้างอิง' หรือ 'อ่านภายหลังโฟลเดอร์'" เธอเขียนในโพสต์ LinkedIn "สิ่งนี้อาจนำไปสู่ข้อมูลสำคัญที่ขาดหายไปในอนาคต"
ดังนั้นหากคุณคาดหวังคำตอบจากใครสักคนให้ใส่ที่อยู่อีเมลของพวกเขาในช่อง "ถึง" และใช้ฟังก์ชัน "CC" เท่าที่จำเป็น
4 เข้าใจว่าควรใช้ BCC เมื่อใดและเมื่อใด
Shutterstock
เขตข้อมูล BCC นั้นมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ หลีกเลี่ยงแม้แต่ผู้ใช้อีเมลที่มีประสบการณ์มากที่สุด แต่มาทำลายมันกัน: BCC ย่อมาจาก "blind carbon copy" ดังนั้นในขณะที่มันคล้ายกับ CC-ing แต่ BCC-ing ไม่ได้แสดงอีเมลของบุคคลนั้นไปยังผู้รับอื่น ๆ รวมพวกเขา
ดังนั้นเมื่อไรที่จะใช้ BCC นิตยสาร Hillel Fuld of Inc. บอกว่ามันเป็นเรื่องของอีเมลล์หรือเมื่อมีคนแนะนำคุณผ่านอีเมลให้คนอื่น
"ในทุกกรณีเมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนและ BCC คนอื่นคุณจะไม่ซื่อสัตย์เหมือนหรือไม่" Fuld กล่าว "คุณกำลังส่งอีเมลบุคคล X โดยที่พวกเขาไม่รู้ว่าปล่อยให้บุคคล Y แอบฟังในการสนทนาของคุณบุคคล X ไม่มีความคิดว่าคนอื่นกำลังอ่านอีเมลนี้เมื่อในความเป็นจริงคุณก็ส่งไปยังคนอื่นด้วยเช่นกัน"
5 ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น
Shutterstock
มันง่ายที่จะใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์ในอีเมลของคุณที่นี่และที่นั่น แต่อย่าพยายามทำให้เป็นนิสัย ในขณะที่พวกเขากำลังใช้ในอดีตเพื่อบ่งบอกถึงความตื่นเต้นในอีเมลเครื่องหมายอัศเจรีย์สามารถเข้าใจผิดได้ง่ายสำหรับ phoniness หรือความก้าวร้าวแฝง
"การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ไม่จำเป็นในอีเมลสามารถทำลายความหมายพื้นฐานของข้อความของคุณได้อย่างง่ายดาย" Anna Verasai อธิบายเกี่ยวกับ HR Digest "ใช้มันเฉพาะเมื่อคุณต้องการเน้นสิ่งที่สำคัญลองคิดดูว่าผู้อ่านของคุณจะตีความข้อความเมื่อพวกเขาอ่านได้อย่างไร"
6 ระมัดระวังการใช้อารมณ์ขันของคุณ
Shutterstock
ทุกคนชอบเรื่องตลกที่ดีทุก ๆ ครั้ง แต่เนื่องจากน้ำเสียงสามารถเข้าใจผิดเมื่อไม่สอดคล้องกับตัวเองจึงเป็นการดีที่สุดที่จะปล่อยเรื่องตลกออกจากอีเมลของคุณ “ สงวนอารมณ์ขันสำหรับการโทรศัพท์หรือด้วยตนเอง” ศาสตราจารย์ เดวิดซิลเวอร์แมน ผู้เขียนเรื่อง ธุรกิจ เขียนไว้ใน รีวิวธุรกิจฮาร์วาร์ด "ด้วยวิธีนี้เมื่อมีความเงียบอลหม่านที่ปลายอีกด้านหนึ่งของสายหรือที่ด้านไกลของโต๊ะประชุมฉันสามารถพูดได้ว่า 'ฉันคิดว่าคุณอาจไม่ได้ตระหนักว่าตลกที่ฉันคิดว่าตัวเองจะเป็นและเมื่อฉัน เชื่อว่าฉันจะหยุดตอนนี้ '"
แต่อย่างจริงจัง: การศึกษาที่ตีพิมพ์ในปี 2005 ที่ตีพิมพ์ใน วารสารบุคลิกภาพและจิตวิทยาสังคม เปิดเผยว่าในขณะที่ผู้ส่งทำนายว่าผู้รับของพวกเขาสามารถถอดรหัสเสียงได้อย่างถูกต้องร้อยละ 80 ของเวลาผู้รับจริง ๆ แล้วสามารถอ่านน้ำเสียงได้อย่างแม่นยำ เวลา.
7 ข้ามคำสแลง
Shutterstock
ด้วยการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่เพิ่มขึ้นรูปแบบของภาษาอังกฤษที่สั้นลงจึงมีการใช้กันอย่างแพร่หลายเช่น "u" สำหรับ "คุณ" หรือ "ต้องการ" แทนที่จะเป็น "ต้องการ" แต่เช่นเดียวกับอารมณ์ขันไม่ได้ติดอยู่บ่อยครั้งเมื่อพูดถึงอีเมลคำสแลงนั้นไม่เหมือนกันเลย จากการสำรวจ OnePoll หนึ่งครั้งพบว่าร้อยละ 37 ของคนคิดว่าการใช้คำแสลงในที่ทำงานไม่เป็นที่ยอมรับและ 55 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าข้าม "lol" เมื่อส่งอีเมลถึงหัวหน้าของคุณ
8 ให้ความสนใจกับหัวเรื่อง
Shutterstock
หัวเรื่องมีความเรียบง่าย แต่จำเป็น และเนื่องจากมีการอ่านอีเมลส่วนใหญ่บนอุปกรณ์พกพา - 55 เปอร์เซ็นต์ตามเส้นทางการส่งคืน บริษัท ผู้ให้บริการอีเมล - เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องตอกย้ำพวกเขา หัวเรื่องสั้นกระชับและตรงที่สุดจะดีที่สุด ควรระบุจุดประสงค์ของอีเมลของคุณอย่างชัดเจนและคุณควร จำกัด ไม่เกินห้าคำเนื่องจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ตัดคำหลังจากนั้น
9 รวมลายเซ็น
Shutterstock
คุณเคยได้รับอีเมลจากใครบางคนและสงสัยว่า "นี่คือใคร" แม้ว่าที่อยู่ของผู้ส่งจะให้เบาะแสบางอย่างแก่คุณว่าพวกเขาเป็นใครบางครั้งก็ไม่เพียงพอ ลายเซ็นที่ท้ายอีเมลของคุณสามารถแจ้งผู้รับได้ทันทีว่าคุณเป็นใครทำอะไรและสามารถติดต่อคุณได้อย่างไร
คนในหน่วยงานการตลาดแบบบูรณาการ Ocreative กล่าวว่าการมีกล่องลายเซ็นอีเมลคือ "เหมือนมอบนามบัตรให้กับทุกคนที่คุณส่งอีเมล" หากคุณยังไม่มีให้เพิ่มลายเซ็นที่มีชื่อเต็มตำแหน่งหมายเลขโทรศัพท์อีเมลเว็บไซต์และโลโก้ธุรกิจของคุณ
10 จำไว้ว่าให้จูบ (ทำให้สั้นและง่าย)
Shutterstock
วิธีการจูบเป็นสิ่งที่พวกเราส่วนใหญ่ได้รับการสอนในโรงเรียนประถมศึกษา แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ามันจำเป็นในอนาคต บูมเมอแรงแอพเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลค้นคว้าวิธีการสำคัญในการรับการตอบกลับทางอีเมลเพิ่มเติม Takeaway ที่ใหญ่ที่สุดของพวกเขา เป็นการดีที่สุดที่จะเขียนเหมือนคุณอายุแปดขวบ
การวิจัยของพวกเขาพบว่าอีเมลที่เขียนในระดับการอ่านระดับสามมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบร้อยละ 36 มากกว่าที่เขียนในระดับการอ่านระดับวิทยาลัย
11 นำความสนใจไปที่สิ่งที่แนบมา
Shutterstock
บางครั้งไฟล์แนบนั้นเป็นส่วนที่จำเป็นของกระบวนการอีเมล แต่คุณควรรู้วิธีการใช้ไฟล์เหล่านั้นให้ครบถ้วนก่อนแนบกับการละทิ้ง ในเครือข่ายอีเมลที่ยาวบางครั้งพวกเขาสามารถไปที่ไม่มีใครสังเกตหรือมองข้ามและสิ่งที่แนบที่ไม่คาดคิดมีแนวโน้มที่จะไม่เปิดเนื่องจากผู้รับระวังไวรัสอิเล็กทรอนิกส์
ทางออกที่ดีที่สุดคือการแนบไฟล์แนบเนื้อความในอีเมลของคุณ Grammarly กล่าวว่าวิธีที่ดีที่สุดในการแจ้งให้ผู้รับสิ่งที่แนบมานั้นคือการรวมข้อความไว้ท้ายอีเมลของคุณซึ่งระบุบางอย่างตามแนว "ฉันแนบมา" หรือ "โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่แนบมา"
12 สร้างแบบอักษรของคุณให้เป็นมาตรฐาน
Shutterstock
ในขณะที่เล่นกับสไตล์และสีของตัวอักษรได้อย่างสนุกสนานไม่มีที่ไหนที่ Comic Sans สีชมพูสดใสในโลกมืออาชีพ การใช้แบบอักษรมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการสื่อสารแบบดิจิตอล Colin Wheildon ผู้เขียน ประเภทและเลย์เอาต์: คุณกำลังสื่อสารหรือแค่ทำรูปทรงสวย ๆ หรือไม่? “ เป็นไปได้ที่จะระเบิดผู้อ่านของเราออกไปสามในสี่ด้วยการเลือกประเภทที่ไม่ถูกต้อง” เขากล่าวกับนักเขียนและศิลปินชาวอเมริกัน
ดังนั้นแบบอักษรที่คุณควรจะติดเมื่อมันมาถึงอีเมล? MageMail แนะนำ Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS หรือ Arial
13 พิสูจน์อักษรทุกอย่าง
Shutterstock
เมื่อเขียนอีเมลโอกาสคุณจะทำผิดพลาด หลังจากทั้งหมดคุณเป็นมนุษย์เท่านั้น อย่างไรก็ตามความผิดพลาดมักไม่ได้รับการมองผ่านเมื่อพูดถึงอีเมลที่ทำงาน ในการสำรวจความคิดเห็นทางไวยากรณ์ของผู้ตอบแบบสอบถามเกือบ 2, 000 คนร้อยละ 67 กล่าวว่า ไม่ เป็นไรที่จะพิมพ์ผิดในอีเมลในขณะที่มีเพียง 6 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่คิดว่าเป็นความผิดพลาดที่ยอมรับได้
14 ป้อนที่อยู่อีเมลล่าสุด
Shutterstock
วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ส่งอีเมลก่อนที่มันจะพร้อมหรือก่อนที่จะถูกพิมพ์ผิด ๆ ? รอจนกว่าทุกอย่างจะอยู่ในรูปสุดยอดก่อนป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ ดังที่คุณทราบการทำผิดพลาดทางอีเมลเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด วิธีในการสร้างความประทับใจที่ผิด
“ ไม่ใช่แค่ความเป็นมืออาชีพเท่านั้นที่เป็นปัญหา” Karen Kessler ประธาน บริษัท Evergreen Partners กล่าวกับ Forbes "สิ่งที่เป็นเดิมพันคือชื่อเสียงของพนักงานและ บริษัท หรือองค์กรเราได้เห็นการตัดสินใจทางอีเมลที่ไม่ดีทำให้เกิดผลเสียต่อพนักงาน - เลิกจ้าง - และสำหรับองค์กรเช่นกัน - การดำเนินคดี"
15 และตรวจสอบชื่อผู้รับของคุณสามครั้ง
Shutterstock
ข้อผิดพลาดที่สำคัญอย่างหนึ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงคือการสะกดชื่อผู้รับผิดดังนั้นโปรดตรวจสอบอีกครั้งก่อนส่ง หลายคนเห็นว่าการสะกดชื่อผิด ๆ และขี้เกียจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อการสะกดคำที่ถูกต้องอยู่ในที่อยู่อีเมล คุณควรทำอย่างไรถ้าคุณทำผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ? Kathryn Shanley เจ้าของ My Red Pen Editing กล่าวว่าการขอโทษทันทีเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความน่าเชื่อถือของคุณ
16 สำหรับธุรกิจมืออาชีพให้ใช้ที่อยู่อีเมลมืออาชีพ
Shutterstock
ในขณะที่ที่อยู่อีเมลส่วนตัวนั้นใช้ได้เมื่อสอดคล้องกับเพื่อนหรือครอบครัว แต่ให้อยู่นอกขอบเขตของธุรกิจมืออาชีพ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในสถานการณ์ผู้ขายผู้บริโภค การสำรวจ GoDaddy ในปี 2559 ของชาวอเมริกัน 1, 000 คนเปิดเผยว่า 75 เปอร์เซ็นต์เชื่อว่าการมีอีเมลมืออาชีพเป็นปัจจัยสำคัญในการไว้วางใจธุรกิจออนไลน์และ 33 เปอร์เซ็นต์จะสงสัยความถูกต้องของผู้ขายหากพวกเขาใช้ที่อยู่อีเมลส่วนตัว
“ คุณไม่เคยลืมความประทับใจครั้งแรกไม่ว่าจะในชีวิตจริงหรือทางออนไลน์” Steven Aldrich ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายผลิตภัณฑ์ของ GoDaddy กล่าวในแถลงการณ์ "บ่อยครั้งที่การโต้ตอบโดยตรงของคุณครั้งแรกกับลูกค้าเกิดขึ้นผ่านทางอีเมลดังนั้นการดูเป็นมืออาชีพในบริบทนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง"
17 จำไว้ว่าทุกสิ่งสามารถแชร์ได้
Shutterstock
ไม่ว่าจะเป็นการส่งต่อ BCC-ing หรือเพียงแค่กระพริบโทรศัพท์ของคุณในหน้าของใครบางคนเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลสามารถเห็นได้โดยคนอื่นนอกเหนือจากผู้รับที่ตั้งใจ ดังนั้นการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดของคุณควรเป็นมืออาชีพและปราศจากความเสี่ยง ท้ายที่สุดอีเมลก็ยังสามารถรับได้ในศาลดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะไม่ส่งสิ่งใด ๆ ที่สามารถใช้กับคุณได้ในภายหลัง และสำหรับวิธีเพิ่มเติมในการปรับปรุงชีวิตการทำงานของคุณลองดูที่ 25 เคล็ดลับอัจฉริยะเพื่อการทำงานที่ชาญฉลาดและไม่ยาก
หากต้องการค้นพบความลับที่น่าทึ่งเกี่ยวกับการใช้ชีวิตที่ดีที่สุดของคุณ คลิกที่นี่ เพื่อติดตามเราบน Instagram!
Kali Coleman Kali เป็นผู้ช่วยบรรณาธิการของ Best Life