หกจุดสาม นั่นเป็นเวลากี่ชั่วโมงจากการศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้ซึ่งมอบหมายโดย Adobe ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีที่ชาวอเมริกันใช้จ่ายโดยเฉลี่ยตอบอีเมลทุกวัน ใส่อีกวิธีหนึ่ง: คุณใช้เวลาหนึ่งใน สาม ของชีวิตการตื่นของคุณจมปลักไปที่กล่องจดหมายของคุณตอบกระทู้กระทู้ที่ตรงไปตรงมาอาจถูกแฮ็กในการแชท IRL ห้านาที มีบางอย่างต้องให้
โชคดีที่การได้รับบางสิ่งนั้นเป็นเรื่องง่ายเหมือนการกดปุ่ม ด้วยการใช้กลยุทธ์ที่พยายามและเป็นจริงคุณสามารถลดเวลาที่ใช้ไปกับอีเมลให้เหลือน้อยที่สุด แค่คิดว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนถ้าคุณไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์แนบอีกครั้งด้วยตนเอง? หรือถ้าคุณสามารถดึงอีเมลที่ส่งมาอย่างเร่งรีบกลับมาจากอีเธอร์ช่วยคุณประหยัดเวลา (และตื่นตระหนก!) ที่ใช้ร่าง "อีเมลฉันขอโทษฉันไม่ได้ตั้งใจส่งอีเมล"
ใช่ศิลปป้องกันตัวแบบอินเทอร์เน็ตทั้งหมดนี้เป็นไปได้ เราได้รวมอีเมลแฮ็คอีเมลที่ช่วยประหยัดเวลาที่ดีที่สุด 17 รายการเพื่อชีวิตที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้านล่าง อ่านต่อไปเพราะศูนย์รับจดหมายที่โชคดีกำลังรออยู่ และอีกหลายวิธีในการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก 6.3 ชั่วโมงของคุณอย่าพลาดอีเมลธุรกิจแบบเปิดเย็น 15 รายการที่ทำให้คุณแตกต่าง
1 ยกเลิกการสมัครอย่างหนาแน่น
Shutterstock
เป็นการดีที่กล่องจดหมายของคุณจะแน่นเหมือนหอพักอาวุโสในรอบชิงชนะเลิศ มันเป็นสิ่งที่ดีเช่นกันความยุ่งเหยิงส่วนใหญ่เกิดจากอีเมลรายวันหรือรายสัปดาห์จากผู้ค้าปลีกองค์กรและจดหมายข่าวอื่น ๆ ที่คุณอาจสมัครใช้งานมานานหลายปี โดยใช้ Unroll.me คุณสามารถติดตามรายการทั้งหมดที่คุณอาจจะเปิดอยู่ - และยกเลิกการเป็นสมาชิกจากสิ่งที่คุณไม่ต้องการรับข้อมูลอีกต่อไป อันที่จริงหนึ่งในโปรแกรมแก้ไข ชีวิตที่ดีที่สุด ก็สามารถใช้ Unroll.me เพื่อระบุการสมัครสมาชิกที่มากถึง 135 คุณจะเปิดกี่คน? และคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องกี่คน?
2 เปิดใช้แป้นพิมพ์ลัด
Shutterstock
เราทุกคนรู้แป้นพิมพ์ลัดพื้นฐาน (Command- A : select all. Command- C : copy. Command- P : paste ฯลฯ) แต่ผู้ใช้ Gmail มีความสามารถในการเปิดทางลัดชุดขั้นสูง ก่อนอื่นให้ไปที่ การตั้งค่า คลิกที่แท็บ ทั่วไป ประมาณครึ่งทางคุณจะเห็นตัวเลือก แป้นพิมพ์ลัด ปิดตามค่าเริ่มต้น เปิดใช้งานและคุณจะสามารถเข้าถึงการกดแป้นอย่างง่ายเหล่านี้:
- C : เริ่มข้อความใหม่
- Shift- C : เริ่มข้อความใหม่ในหน้าต่างใหม่
- D : เริ่มข้อความใหม่ในแท็บใหม่
- F : ส่งต่อข้อความ
- #: ลบข้อความ
- Shift- I : ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว
- Shift- U : ทำเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่าน
- คำสั่ง - S : บันทึกข้อความ
3 จากนั้นอัตโนมัติ
Shutterstock
หากคุณมีปัญหาในการจำบทสรุปของแป้นพิมพ์ลัดนี้ Keyrocket ปลั๊กอินของ Google Chrome จะเตือนคุณเมื่อคุณพิมพ์ (แน่นอนว่าไม่มีการบุกรุก) และสำหรับวิธีการเพิ่มเติมในการเป็นเครื่องผลิตเรียนรู้วิธี 15 วิธีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณเป็นสองเท่าในครึ่งเวลา
4 ใช้แฮชแท็ก
ใช่จริง ๆ แล้วเครื่องมือขององค์กรที่เป็นลายเซ็นของโซเชียลมีเดียก็ใช้งานกับอีเมลได้เช่นกัน โยนแฮชแท็กหนึ่งหรือสองลงที่ส่วนท้ายของลายเซ็นของคุณ - ส่วนหนึ่งของอีเมลที่ถูกตัดโดยทั่วไปดังนั้นผู้รับจะไม่เห็นหรือตัดสินแท็ก "#workhardplayhard" ของคุณ - เพื่อการค้นหาที่ง่าย เพียงพิมพ์แฮชแท็กลงในช่องค้นหาที่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณและคุณจะได้รับอีเมลทุกฉบับที่มีรหัส
5 เปิดใช้งานตัวเลือก "unsend"
Shutterstock
เราอยู่ที่นั่นแล้ว: คุณร่างอีเมลส่งไปที่อีเธอร์และตระหนักทันทีว่า ไม่ ข้อความนั้นยังไม่พร้อมที่จะส่ง ปรากฎว่าคุณสามารถนำข้อความของคุณกลับมาจากปากได้โดยติดตั้งความล่าช้าที่เป็นประโยชน์ ยกตัวอย่างเช่นใน Gmail ให้ไปภายใต้ การตั้งค่า จากนั้นเลือก ทั่วไป คุณจะพบ ปุ่มเลิก ทำเป็นตัวเลือกที่ห้า เปิด. คุณสามารถเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงเป็นระยะเวลา 10 วินาที พวกเขาจะบอกเวลาที่คุณมีก่อนที่ข้อความของคุณจะถูกส่งไปให้ดี
6 ตั้งค่าคุณสมบัตินั้นเป็น 10 วินาที
Shutterstock
เคล็ดลับ: หากคุณใช้อีเมลเป็นบริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเราขอแนะนำให้ตั้งค่า ปุ่มเลิก ทำเป็น 10 วินาที ด้วยวิธีนี้การตอบกลับของคุณจะไม่ถูกส่งไปในความล่าช้าครึ่งนาที ไม่ 30 วินาทีไม่ฟังดูมากนัก แต่ลองใช้วิธีนี้: หากบริการ IM ที่คุณเลือก (Slack, GChat, Facebook Messenger - อะไรก็ตาม!) จัดเก็บทุกข้อความที่ส่งออกในระยะเวลานั้นผู้ติดต่อของคุณจะโกรธอย่างรวดเร็ว
7 หรือเพียงแค่กรอกฟิลด์ "ถึง" ครั้งสุดท้าย
Shutterstock
เป็นนิสัยที่ดีที่จะนำมาใช้คน (ดูสองสไลด์ก่อนหน้า)
8 ใช้เครื่องหมายนี้ออก
"สำหรับอีเมลที่เริ่มต้นด้วยคำทักทาย 'สวัสดี' หรือ 'สวัสดี' การปิดเช่น" ดีที่สุด "น่าจะสอดคล้องกัน" Patricia Napier-Fitzpatrick ผู้ก่อตั้งและประธานโรงเรียน Etiquette แห่งนิวยอร์กกล่าว "'สุดยอด' แม้ว่าจะใช้งานมากเกินไปเป็นหนึ่งในการปิดที่ปลอดภัยที่สุดโดยทั่วไปเพราะมันไม่เหมาะสมและเหมาะสมในระดับสากล" ถูกต้องแล้ว: แม้จะใช้งานมากเกินไป แต่ "ดีที่สุด" คือวิธีที่ดีที่สุดในการลงชื่ออีเมลของคุณ
9 และลายเซ็นอีเมลนี้
เมื่อคุณอยู่บนท้องถนนอย่างน้อยที่สุดคุณจะต้องละทิ้งวลีที่น่ารำคาญและน่ารำคาญ ("โปรดให้อภัยความผิดพลาดใด ๆ " "ส่งจากตัวประมวลผล gigawatt 1.21 ของฉัน" "ส่งมาจาก iPhone ของฉัน - โปรดพิจารณาสภาพแวดล้อมก่อนพิมพ์. ") แทนสิ่งที่เรียบง่ายสง่างามตรงไปตรงจุด:" ส่งมาจากถนน " จากข้อมูลของ Ben Dattner โค้ชผู้บริหารมันตรวจสอบกล่องเหล่านั้นทั้งหมดในขณะที่ยังรู้สึกถึงกลิ่นอาย Kerouac-esque สงสัยเล็กน้อยว่าเป็นลายเซ็นอีเมลสมาร์ทโฟนที่ทุกคนควรมี
10 และข้อความนี้ไม่อยู่ที่สำนักงาน
จากข้อมูลของ Jane Scudder ศาสตราจารย์ของโรงเรียนธุรกิจของมหาวิทยาลัย Loyala Chicago เมื่อคุณกรอกข้อความนอกสำนักงานนี่เป็นรูปแบบที่คุณควรระวัง:
ขอบคุณสำหรับอีเมล์ของคุณ. ฉันเป็น OOO ตั้งแต่วันอังคารที่ 12 มิถุนายนถึงวันศุกร์ที่ 15 มิถุนายนโดยไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ หากเป็นเรื่องเร่งด่วนโปรดติดต่อที่ มิฉะนั้นฉันจะตอบกลับข้อความทั้งหมดเมื่อฉันกลับมา
สำหรับรายละเอียดระดับ nitpick เช่นว่าจะจบข้อความในวันสุดท้ายของคุณหรือวันแรกของคุณหรือไม่หรือว่าจะรวมหมายเลขโทรศัพท์ไม่ใช่ - เพียงแค่อ่านคำแนะนำที่ครอบคลุม เกินไป ของเราในเรื่องนี้
11 เปลี่ยนความหนาแน่นของจอแสดงผล
ผู้ใช้ Gmail สามารถเลือกความหนาแน่นของหน้าจอที่แตกต่างกันสามแบบสำหรับกล่องจดหมายของพวกเขา: สะดวกสบายอบอุ่นและกะทัดรัด ความหนาแน่นของการแสดงผลไม่มีผลกระทบต่อจำนวนพื้นที่สีขาวระหว่างแต่ละข้อความในการแสดงผลกล่องจดหมายของคุณ มันเป็นอะไรที่มากกว่าความชอบ แต่คิดว่ามันเป็นศัพท์ที่ดี ความสะดวกสบายเปรียบเสมือนการเว้นวรรคสองแถวที่มีความสะดวกสบายเป็นระยะห่างแบบเส้นเดียวและมีขนาดกะทัดรัดคล้ายกับระยะห่างแบบครึ่งทาง
12 อย่าลืมเก็บถาวร
Shutterstock
คุณสามารถกำจัดอีเมลจากกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยไม่ต้องกำจัดอีเมลทั้งหมดออกจากโฟลเดอร์ถังขยะ ด้วยการ "เก็บถาวร" ข้อความส่วนตัวข้อความเหล่านั้นจะถูกซ่อนทันทีจากกล่องจดหมายเข้าและโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ แต่คุณยังสามารถติดตามมันได้หากจำเป็นผ่านฟังก์ชั่นการค้นหา ใน Gmail คุณสามารถเก็บข้อความได้ทันทีหลังจากเปิดโดยคลิก "x" ขนาดเล็กที่ปรากฏถัดจากบรรทัดหัวเรื่อง
13 ปฏิบัติตามกฎสองนาที
Shutterstock
ได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพของลายเส้นทั้งหมดกฎสองนาทีเป็นวิธีที่แน่นอนในการจัดการกับความเครียดที่เกี่ยวข้องกับอีเมล นี่คือวิธีการทำงาน: หากคุณสามารถตอบกลับและลืมอีเมลได้ภายในสองนาทีหรือน้อยกว่านั้นให้จัดการกับมันทันที ถ้าไม่ทิ้งมันทิ้งไว้ทีหลัง
14 แบตช์การตอบกลับอีเมลของคุณ
หากต้องการลดระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับหน้าจอที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกลับไปกลับมาอย่างไม่น่าเชื่อให้กำหนดเวลาของวันของคุณในรูปแบบ "การตอบกลับอีเมล" (อาจจะเป็นชั่วโมงในตอนเช้าและ 90 นาทีในตอนบ่ายอาจเป็นสามชั่วโมงหลังอาหารกลางวันอะไรก็ตามที่เหมาะกับคุณ!) จากนั้นตอบอีเมลในช่วงเวลาเหล่านี้เท่านั้นและ ไม่เคย ออกไปข้างนอกเลย
15 แคปอีเมลของคุณที่ 140 ตัวอักษร
ใช่เช่นเดียวกับทวีต (หรืออย่างน้อยการปฏิวัติทวีตก่อน 280) ในฐานะที่เป็น Andrew Torba ซีอีโอของ Gab เครือข่ายโซเชียลให้คำแนะนำในโพสต์ขนาดกลางควรเก็บอีเมลของคุณให้สั้นที่สุด "ฉันต้องการช่วยคุณแก้ปัญหา X ฉันทำ Y และ Z แนะนำให้เราเชื่อมต่อคุณมีอิสระที่จะแชทหรือไม่?" ไม่จำเป็นต้องมีคำปราศรัยของดอกไม้ใด ๆ
16 ตั้งไฟล์แนบให้ดาวน์โหลดอัตโนมัติ
Shutterstock
ถ้านี่คือ That (IFTTT) ซึ่งเป็นแอปปรับแต่งอีเมลสามารถช่วยคุณในการตั้งค่า "ภาษา" ที่เฉพาะเจาะจงดังนั้นเพื่อที่จะพูดซึ่งจะตัดออกจากคำขวัญประเภทพ่อค้าคนกลาง ตัวอย่างเช่น: หากอีเมลขาเข้ามีไฟล์แนบ IFTTT จะดาวน์โหลดไปยัง Google Drive ของคุณโดยอัตโนมัติ
17 อย่าตอบอีเมลหลังเวลาทำการ
มันไม่มีความลับที่คนอเมริกันทำงานหนักเกินไป - และจากการศึกษาของ Adobe เปิดเผยว่าการทำงานหนักมากนั้นมาจากการส่งอีเมลบ่อยครั้ง นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมเมื่อต้นปีที่ผ่านมาสมาชิกสภาเทศบาลนครนิวยอร์กจึงออกใบเรียกเก็บเงินซึ่งจะทำให้ บริษัท ต่าง ๆ ต้องให้พนักงานตรวจสอบอีเมลหลังเวลาทำการ (มันได้รับแรงบันดาลใจจากกฎหมายเกี่ยวกับหนังสือในฝรั่งเศสที่ บริษัท ที่มีพนักงานมากกว่า 50 ต้องกำหนดแนวทางที่เข้มงวดในการทำงานนอกเวลางานหรืออื่น ๆ ที่พวกเขาต้องเผชิญกับการลงโทษทางการเงิน)
Ari Notis Ari เป็นบรรณาธิการอาวุโสที่เชี่ยวชาญด้านข่าวและวัฒนธรรม