จากการศึกษาโดย Workfront ผู้ให้บริการด้านการจัดการบนคลาวด์พนักงานชาวสหรัฐอเมริกาโดยเฉลี่ยมีอีเมล์ที่ยังไม่ได้อ่านหรือยังไม่ได้เปิดอ่าน 199 อีเมลในกล่องจดหมายเข้าของพวกเขาในเวลาใดก็ตาม ถ้าตัวเลขนั้นฟังดูสูงคุณโชคดีและถ้ามันฟังดูต่ำมันอาจถึงเวลาที่คุณจะต้องยกเครื่องสไตล์ใหม่ของคอมมิวนิตี้ของคุณ อย่างไรก็ตามที่สำคัญไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนี้ ในขณะที่อีเมลกลายเป็นคำพ้องกับสิ่งที่ครอบงำใช้เวลานานและน่าเบื่อ แต่ก็ยังไม่สายเกินไปที่จะทำให้การเรียกเก็บเงินเป็นไปอย่างรวดเร็วเรียบง่ายและไม่เจ็บปวดในการสื่อสารกับผู้อื่น
กุญแจสำคัญในการจัดการกล่องจดหมายของคุณพร้อมกับความระมัดระวังคือการรู้ถึงเทคนิคของการค้าขาย ความจริงก็คือมีชุดเครื่องมือทั้งหมดทุกชนิดที่ได้รับการพัฒนาในช่วงหลายปีที่ผ่านมาโดยผู้ประสบภัยอีเมลที่มีใจเดียวกันเพียงพยายามที่จะต่อสู้เพื่อหาทางออกจากใต้จดหมายที่ยังไม่ได้อ่าน แต่ก่อนที่คุณจะใช้ประโยชน์จากเทคนิคเหล่านี้ได้ - กลายเป็นแถบสีดำของกล่องจดหมาย - คุณต้องเรียนรู้ว่ามันคืออะไร ดังนั้นหากไม่มีความกังวลใจเพิ่มเติมเราได้รวบรวมเทคนิคที่ดีที่สุด 17 เรื่องไร้สาระและเคล็ดลับที่จำเป็นเพื่อช่วยจัดการกับกล่องจดหมายของคุณทันที
1 เล่นเกมอีเมล
Shutterstock
เกมอีเมลเป็นเกมออนไลน์ที่ - หลังจากลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของคุณ - ทำให้การจัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณสนุก มันจะวนรอบอีเมลของคุณโดยขอให้คุณดำเนินการกับแต่ละรายการเป็นตัวจับเวลาคลิกรักษาคะแนนตามจำนวนอีเมลที่คุณตอบกลับไปทันทีและเลิกไปทีหลัง แม้ว่าเกมจะหยุดชั่วคราว แต่คุณสามารถรับอีเมลของคุณได้อย่างสงบมากขึ้น แต่ก็เป็นวิธีที่ดีในการทำให้ความตื่นเต้นและการแข่งขันกลายเป็นงานที่แห้งแล้ง
2 ปรับปรุงด้วย Sortd
Shutterstock
เคยหวังว่าบัญชีอีเมลของคุณจะฉลาดขึ้นไหม Sortd ก็เป็นอย่างนั้น นอกเหนือจากการวางบัญชีอีเมลของคุณในหน้าเว็บที่ดูเป็นมิตรแล้วยังมีคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้รวมถึงการเตือนความจำวิดเจ็ตที่ช่วยปรับปรุงรายการที่ต้องทำและแม้แต่คุณสมบัติการติดตามที่ช่วยให้คุณเห็นว่าข้อความของคุณถูกเปิดเมื่อใด นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันภายในกลุ่มได้อย่างง่ายดายทำให้ทีมโปรเจ็กต์ลื่นไหลมากขึ้น
3 รวมที่อยู่อีเมลของคุณ
Shutterstock
เคยต้องการที่จะกระจายบัญชีอีเมล - สร้างสังคมธุรกิจและบัญชีส่วนตัว - แต่กังวลว่าการทำเช่นนั้นจะทำให้การเปลี่ยนแปลงระหว่างพวกเขายังเป็นงานที่น่าหงุดหงิดอีกอย่างที่จะจัดการ? คุณไม่ได้โดดเดี่ยว. โชคดีที่ Shift เป็นแอปพลิเคชั่นที่ดาวน์โหลดได้ฟรีช่วยให้คุณสามารถรวมที่อยู่อีเมลทั้งหมดของคุณไว้ในหน้าต่างเดียวที่ดูง่ายตาโตทำให้สามารถสลับไปมาระหว่างกันได้อย่างง่ายดายเพียงแค่คลิกแทร็คแพด โบนัสยังรวมฟังก์ชั่นการค้นหาซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพการสื่อสารทั้งหมดของคุณได้ในครั้งเดียว - เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารที่อยู่ในขอบเขตของธุรกิจและส่วนบุคคล
4 ปิดการลงชื่อ
Shutterstock
ในวันแรก ๆ ของอีเมลแบบฟอร์มจะได้รับการปฏิบัติเหมือนตัวอักษรและรวมถึงคำทักทายข้อความและการลงชื่อออก อย่างไรก็ตามในตอนนี้ทุกคนได้รับน้ำท่วมจากอีเมลในลักษณะที่เป็นไปไม่ได้แน่นอนที่จะได้รับจดหมายจริง แต่กฎก็เปลี่ยนไป
สำหรับหนึ่งป้ายไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป พวกเขายังคงสามารถใช้สำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการมากขึ้นและเมื่อแนะนำตัวเอง แต่อย่างอื่นไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการตัดสินใจระหว่าง "ดีที่สุด" และ "อบอุ่น" พูดง่าย ๆ - เราผ่านพ้นไปแล้ว
5 เรียงลำดับข้อความของคุณผ่านลำดับความสำคัญ
Shutterstock
SaneBox เป็นอีกหนึ่งซอฟต์แวร์ที่มีประโยชน์ซึ่งแม้ว่าจะไม่ฟรี (แผนเริ่มต้นที่ $ 59 สำหรับปี) อาจจะคุ้มค่า มันช่วยให้คุณสามารถเรียงลำดับอีเมลตามความเร่งด่วนของพวกเขารวมถึง "ตอนนี้" "ในภายหลัง" และสำหรับบันทึกย่อที่ไม่จำเป็นต้องเห็นแสงสว่างของวัน "หลุมดำ"
6 ใช้วิธีการ OHIO
7 ทำให้รัดกุม
ต้องการให้อีเมลของคุณออกเร็วขึ้นหรือไม่ ลอง จำกัด จำนวนคำให้อยู่ในระดับที่ถูกต้อง ในขณะนี้อาจรู้สึกสั่นสะเทือนในตอนแรกคำพูดที่น้อยลงที่คุณใช้ในการสื่อสารของคุณเวลาที่คุณมีในมือของคุณ อย่างไรก็ตามอย่าทำตามคำกระตุ้นความเสี่ยงของคุณในการป้องกันความเสี่ยงเช่น "บางที" และ "ฉันคิดว่า" เพื่อทำให้สิ่งที่ดูเหมือนเป็นภาษาพูดสั้นลงในตอนแรกอาจทำให้คุณดูเผด็จการน้อยลง
8 บันทึกแม่แบบข้อความ
9 ล้างถังขยะของคุณทุกสิ้นวัน
Shutterstock
การล้างถังขยะของคุณอาจสร้างความตึงเครียด - หลังจากทั้งหมดเมื่อผ่านไปแล้วมันจะหายไปอย่างดี อย่างไรก็ตามหากอีเมลเร่งด่วนอย่างแท้จริงและคุณบังเอิญทิ้งมันไปอย่าทำผิด: คนที่พยายามติดต่อกลับจะส่งไปอีกครั้ง
ยังดีกว่าการล้างถังขยะในตอนท้ายของวันช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณดีและว่างเปล่าเมื่อคุณตรวจสอบในตอนเช้าและสามารถลดความกลัวที่คุณรู้สึกเมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายในตอนต้นของวัน
10 ใช้ไฟแสดงสถานะการสิ้นสุดข้อความ
วาง EOM ที่ส่วนท้ายของหัวเรื่อง - "end of message" - บอกคนที่ไม่จำเป็นต้องเปิดข้อความ: ข้อมูลที่จำเป็นได้รับการถ่ายทอดไปแล้ว เป็นการประหยัดเวลาที่ยอดเยี่ยมเมื่อมีการใช้อีเมลเพื่อเตือนความจำเท่านั้น ใช้มันและกระตุ้นให้ผู้อื่นเช่นกัน การไม่ต้องเปิดอีเมลหนึ่งฉบับอาจดูเหมือนประหยัดเวลามาก แต่มันก็เพิ่มขึ้น
11 ลบข้อความที่คุณไม่ได้อ่านก่อน
ก่อนที่จะเปิดอะไรก็ตามให้ลบอีเมลเหล่านั้นซึ่งเห็นได้ชัดว่าไม่คุ้มกับเวลาของคุณ และเมื่อพิจารณาว่ามากถึงร้อยละ 45 ของอีเมลทั้งหมดเป็นสแปม แต่ไม่จำเป็นต้องส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมของคุณมันคุ้มค่าที่จะทิ้งความยุ่งเหยิงบางอย่างเอาไว้ ด้วยการล้างแปรงบางส่วนคุณจะทำให้งานอีเมลที่เหลือของคุณรู้สึกเครียดน้อยลง และเมื่อพูดถึงความเครียดคุณลดจำนวนทุกบิต
12 สร้างโฟลเดอร์ไฟล์ที่เหมาะสม
Shutterstock
ที่อยู่อีเมลส่วนใหญ่จะโหลดไว้ล่วงหน้าด้วยโฟลเดอร์ไม่กี่โฟลเดอร์เช่นกล่องจดหมายถังขยะที่เก็บถาวรและอื่น ๆ และบางครั้งก็มีบางอย่างที่พิเศษเช่นการเดินทางส่วนบุคคลหรือธุรกิจ แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับองค์กรอีเมล แต่ก็ไม่ควรเป็นสิ่งเดียวที่คุณวางใจในการจัดระเบียบข้อความของคุณ ในขณะที่คุณยังคงสามารถใช้โฟลเดอร์ที่มีอยู่ก่อนได้โปรดเพิ่มของคุณเองเพื่อช่วยให้การค้นหาของคุณคล่องตัวขึ้น สร้างโฟลเดอร์สำหรับการสื่อสารส่วนบุคคลผู้ติดต่อประชาสัมพันธ์หรือแม้กระทั่งข้อความจากโรงเรียนเด็ก ๆ ของคุณและคุณสามารถเก็บข้อมูลสำคัญที่พวกเขามีอยู่ได้โดยไม่ต้องทิ้งข้อความเหล่านั้นไว้ในกล่องจดหมายของคุณ
13 ตั้งระบบเตือนความจำ
Shutterstock
บูมเมอแรงเป็นแอพที่สามารถดาวน์โหลดได้อีกตัวหนึ่งที่สามารถปรับปรุงกล่องขาเข้าแบบไม่ติดขัดในเวลาไม่นาน ชื่อแรกคือ Baydin ชื่อใหม่นั้นเหมาะสมกับฟังก์ชั่นของมันมากขึ้น: อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งอีเมลออกนอกสายตาเท่านั้นเพื่อให้พวกเขากลับมาเมื่อคุณต้องการ แอปฟรีจะส่งข้อความในนามของคุณตามวันที่ที่ระบุเช่นการแจ้งเตือนรายสัปดาห์หรือค่าใช้จ่ายรายเดือนและสามารถลบข้อความจากกล่องจดหมายของคุณจนกว่าพวกเขาจะต้องได้รับการจัดการ นอกจากนี้ยังสามารถเตือนให้คุณติดตามข้อความที่คุณส่งไปแล้ว
14 ใช้ทางลัดที่กำหนดเองและการตอบกลับสำเร็จรูป
Shutterstock
ไม่มีการปฏิเสธว่าการตอบกลับสำเร็จรูปสามารถฟังเสียงหุ่นยนต์ได้ การตอบกลับสำเร็จรูปที่เป็นแบบส่วนบุคคลสามารถเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาซึ่งไม่ทำให้เสียบุคลิกภาพของคุณ สังเกตการสื่อสารในอดีตของคุณเพื่อดูว่าวลีใดที่คุณใช้บ่อยที่สุดและสร้างเอกสารของพวกเขาเพื่อประหยัดเวลา อันที่จริงแล้วสำหรับผู้ใช้ Gmail ฟังก์ชั่นนี้มีอยู่แล้วภายใน - โปรแกรมอีเมลสามารถจดจำวลีที่คุณใช้บ่อยที่สุดในข้อความของคุณและช่วยให้คุณสามารถแทรกได้เพียงแค่กดปุ่ม Tab
15 ลบหลังจากส่งต่อ
Shutterstock
บางครั้งเราได้รับอีเมลที่ไม่ควรส่งถึงเราในตอนแรก อาจเป็นเพราะคนอื่นใน บริษัท หรือเพื่อนร่วมห้องที่จ่ายค่าไฟฟ้า ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ต้องอยู่ต่อหน้าลูกตาของคนอื่นไม่ใช่ของเรา อย่างไรก็ตามแทนที่จะส่งต่อและลืมลบห่วงโซ่ทั้งหมดหลังจากผ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ธุรกิจของคุณดังนั้นทำไมจึงควรมีพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณ
16 ใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันเก็บถาวร
Shutterstock
หากอีเมลของคุณมีน้ำหนักเกินกว่าข้อความส่วนเกินแล้วขั้นตอนแรกที่ดีคือการกระโดดและเพียงแค่ลบทุกอย่าง ส่วนใหญ่คุณอาจไม่เคยจัดการกับจุดนี้และคนที่กำลังรอคำตอบอาจลืม หากคุณไม่สามารถพาตัวเองไปได้เลยให้เก็บมันไว้มันดีกว่าไม่มีอะไรเลยและคุณจะเข้าใกล้กับ "inbox zero" ที่เป็นตำนาน
17 ยกเลิกการสมัครรับสิ่งที่คุณไม่ได้อ่าน
Shutterstock
เคยสมัครรับจดหมายข่าวหรือระเบิดอีเมลปกติอื่น ๆ เพียงเพื่อให้หลุดพ้นจากความรัก แต่ยังคงได้รับข้อความที่ทำมากกว่าความดิ้นรนที่ด้านล่างของกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ เคยทำเช่นนั้น 10, 20 หรือฉันไม่รู้ 200 ครั้ง? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอยู่ใน บริษัท ที่ดี บางทีนั่นอาจเป็นเหตุผลว่าทำไม Unroll.me แอปฟรีได้ขัดขวางการตั้งหลักในตลาด หลังจากดาวน์โหลดอัลกอริทึมของ Unroll.me จะรวบรวมการสมัครรับข้อมูลอีเมลทั้งหมดของคุณเพื่อให้สามารถจัดเรียงและ / หรือยกเลิกการสมัครได้ง่าย นอกจากนี้ฟีเจอร์ "Rollup" ของพวกเขายังมีรูปแบบที่สวยงามสำหรับการอ่านจดหมายข่าวสำคัญที่คุณต้องการ มันไม่มีขอบเขตเช่นกัน: บริการนี้มีอยู่ในอุปกรณ์ทั้งหมด
หากต้องการค้นพบความลับที่น่าทึ่งเกี่ยวกับการใช้ชีวิตที่ดีที่สุดของคุณ คลิกที่นี่ เพื่อติดตามเราบน Instagram!
