ตราบใดที่คอมมิวนิตี้ยุคดิจิทัลยังคงดำเนินต่อไปไม่มีใครแบ่งปันความแพร่หลายของอีเมลที่ดีและล้าสมัย ทุกคนมี ส่วนร่วมในอีเมล ตามข้อมูลที่รวบรวมโดยกลุ่ม บริษัท Radicati ซึ่งเป็น บริษัท วิจัยตลาดที่เน้นเทคโนโลยีเราได้ทำการรวบรวมอีเมล์เกือบ 270 พันล้านฉบับ ต่อวัน การเขียนอีเมลเป็นสิ่งที่มีสายแข็ง ๆ และเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันที่ควรจะเป็นเช่นเดียวกับการเดินและการพูดคุยและการหายใจ กล่าวอีกนัยหนึ่งไม่มีข้อแก้ตัวใด ๆ สำหรับการร่างอีเมลอย่างไม่ถูกต้อง
และยังมีอีเมลจำนวนมากที่เต็มไปด้วยข้อบกพร่อง (ฉันจะพนันได้ว่าจากจำนวน 270 พันล้านคนที่มียอดถึง 260 ล้านคนตกอยู่ในหมวดหมู่นี้) หัวเรื่องที่ถ่อมตนคำปราศรัยที่ไม่สุภาพการเลือกแบบอักษรที่ไม่เหมาะสม - โอ้และไม่ทำให้ฉันเริ่มต้นด้วยการเว้นวรรคสองครั้ง ( หรือ ยัติภังค์คู่) ใช่มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำให้เสียโฉมในกระบวนการเขียนอีเมล ในที่นี้คุณจะพบผู้กระทำผิดที่พบบ่อยที่สุดและเรียนรู้วิธีแก้ไขพวกเขาเช่นกัน เมื่อก่อนไม่มีข้อแก้ตัวตอนนี้ไม่มีข้อแก้ตัวจริง ๆ และสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับชีวิตในออฟฟิศที่น่าทึ่งยิ่งขึ้นเรียนรู้ 25 วิธีอัจฉริยะเพื่อพิชิตความเหนื่อยล้าของสำนักงาน
1 คุณกำลังลงชื่อออกด้วยอะไรก็ได้ แต่ "ดีที่สุด"
Shutterstock
ขอแสดงความนับถือ ขอบคุณ ทั้งหมดของฉันดีที่สุด หรือเพียงแค่ไม่มีอะไรเลย มีการลงชื่อเข้าใช้อีเมลนับไม่ถ้วนให้เลือก แต่ด้วยการใช้สิ่งที่พบบ่อยหลายอย่างเช่นสี่สิ่งเหล่านี้คุณเสี่ยงที่จะออกมาเป็นทางการมากเกินไปหนาวเกินไปมีมารยาทจริงใจหรือสูงเกินไป (ตามลำดับ) เล่นอย่างปลอดภัยโดยยึดเวลาที่ ดีที่สุดสำหรับ การทดสอบ ตาม Patricia Napier-Fitzpatrick มันใช้ได้กับทุกสถานการณ์ทุกสถานการณ์และลงจอดในใจกลางของแผนภาพ Venn ที่เป็นทางการ ในระยะสั้นมันเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ
2 คุณใช้คำที่ไม่เกี่ยวข้องในโซ่
เมื่อบทสนทนาเริ่มต้นขึ้นคุณไม่จำเป็นต้อง สวัสดี หรือ รัก หรือ ขอบคุณ หรือ ดีที่สุด (เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าหากคุณทำงานในออฟฟิศที่อยู่ใกล้ชิดซึ่งการสนทนาเป็นมากกว่าแค่ความจำเป็นในการทำน้ำเย็น) คำทักทายและคำปราศรัยเพียงแค่ถ่วงอีเมล์ของคุณและขัดขวางการสนทนา เริ่มต้นแต่ละโซ่กับพวกเขาแน่นอน แต่ทิ้งพวกเขาโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้
3 คุณกำลังนับจำนวนคำ
Shutterstock
จากการศึกษาอีเมลธุรกิจ 40 ล้าน ฉบับดำเนินการโดย Boomerang ซึ่งเป็นแอพพลิเคชั่นเพิ่มประสิทธิภาพของอีเมลการขาย เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีความยาวไม่ต่ำกว่า 50 คำและไม่เกิน 125 คำ (ใช่รวมถึงคำสี่ถึงหกคำที่คุณใช้สำหรับ hi และ bye s) และสำหรับวิธีอื่น ๆ การส่งข้อความเรียนรู้แฮ็คอีเมล์ 17 Genius ที่จะปรับปรุงชีวิตของคุณ
4 คุณเว้นวรรคสองครั้ง
Shutterstock
หากต้องการเพิ่มอายุตัวเองทันทีให้เว้นวรรคสองช่องที่ท้ายประโยคทุกประโยค การเว้นวรรคสองครั้ง - การปฏิบัติที่คุณเห็นในวันนี้มีเพียงอีเมลจากทนายความแพทย์และปู่ย่าตายายของคุณ - เกิดขึ้นเป็นเอกสารการเรียงพิมพ์ในศตวรรษที่ 19 ย้อนกลับไปในสมัยนั้นหมึกอาจเป็นรอยและช่วงเวลาอาจไม่ทำให้การพิมพ์ครั้งสุดท้ายเสร็จสิ้น พื้นที่เพิ่มเติมทำหน้าที่เป็นเบาะของความคมชัดเพื่อพูดเพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านจะรู้แน่นอนว่าประโยคนั้นจบลงแล้ว
ยุคดิจิทัลที่ใช้งานได้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่สองเท่าเลย ในความเป็นจริงสำนักพิมพ์หนังสือพิมพ์และนิตยสารได้ยุติการฝึกเว้นวรรคสองครั้งในช่วง ทศวรรษที่ 1940 หลังจากการถือกำเนิดของผู้บริหารระดับสูงของ IBM ซึ่งเป็นเครื่องพิมพ์ดีดระดับสูง Folks คือ 2018 คุณควรเว้นวรรคประโยคเช่น นี้.
ไม่. ชอบ. นี้.
5 คุณกำลังใส่ยัติภังค์
Shutterstock
em-dash (หนึ่งในเหล่านี้: -) คือสิ่งที่คุณพยายามทำ กดปุ่ม Shift, alt และ เครื่องหมายขีดกลาง (อันนี้: -) พร้อมกัน
6 คุณใช้ลายเซ็นมือถือผิด
แน่นอนคุณได้เห็นลายเซ็นอีเมลที่คุ้มค่าซึ่งส่วนใหญ่มักจะมาจากฝูงชนที่ทำงานอยู่ตลอดเวลา ("ส่งจากมือถือโปรดยกโทษให้ tpyos" เป็นแบบคลาสสิก) อย่าทำผิดพลาดแบบเดียวกัน หากคุณกำลังเลิกใช้อีเมลจากถนนจงพูดอย่างนั้น จากข้อมูลของ เบ็นดัตต์เนอ ร์โค้ชผู้บริหารลายเซ็นอีเมลมือถือที่ดีที่สุดที่คุณมีได้ง่ายๆแค่: "ส่งมาจากถนน" มีความชัดเจนมีประสิทธิภาพและยังมาพร้อมกับโบนัสเพิ่มเติมในการทำให้เกิดการออกอากาศที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเหมือน Kerouac
7 คุณกำลังคัดลอกผิด
Shutterstock
หากคุณกำลังคัดลอกข้อความจากแหล่งภายนอก - เอกสาร Word หรือสเปรดชีต Excel พูด - คุณต้องการลบการจัดรูปแบบใด ๆ ก่อนกดปุ่ม ส่ง มิฉะนั้นข้อความของคุณจะปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของผู้รับทุกอย่างจะสั่นสะเทือน หากต้องการล้างการจัดรูปแบบหากคุณเป็นหนึ่งในผู้ใช้ Gmail นับพันล้านรายให้เน้นข้อความที่คุณต้องการให้ขัดและกดที่ช่อง "TX" เล็กน้อย คุณจะพบว่าที่ด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือ ตัวเลือกการจัดรูปแบบ (นั่นคือปุ่มที่มีลักษณะดังนี้: ก .)
8 คุณเขียนข้อความผิด OOO
ในฐานะที่เป็น Jane Scudder อาจารย์ที่โรงเรียนธุรกิจของ Loyala University Chicago ให้คำแนะนำมีรูปแบบเดียวและรูปแบบเดียวที่จะติดตามเมื่อคุณร่างข้อความนอกสำนักงาน:
ขอบคุณสำหรับอีเมล์ของคุณ. ฉันเป็น OOO ตั้งแต่วันอังคารที่ 12 มิถุนายนถึงวันศุกร์ที่ 15 มิถุนายนโดยไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ หากเป็นเรื่องเร่งด่วนโปรดติดต่อที่ มิฉะนั้นฉันจะตอบกลับข้อความทั้งหมดเมื่อฉันกลับมา
สำหรับรายละเอียดระดับ nitpick เช่นว่าจะจบข้อความในวันสุดท้ายของคุณหรือวันแรกของคุณหรือไม่หรือว่าจะรวมหมายเลขโทรศัพท์ไม่ใช่ - เพียงแค่อ่านคำแนะนำที่ครอบคลุม เกินไป ของเราในเรื่องนี้
9 คุณกำลังไขสิ่งที่แนบมา
Shutterstock
อย่าลากและวางไฟล์แนบของภาพลงในอีเมล ในระหว่างกระบวนการคุณสามารถกำหนดขนาดหรือขนาดไฟล์ของรูปภาพได้ซึ่งหมายความว่าผู้รับของคุณอาจได้รับรูปถ่ายที่มีความละเอียดต่ำ (น่าเกลียดและพิกเซล) นำตัวคุณเองไปที่ไอคอนคลิปหนีบกระดาษในอีเมลของคุณและค้นหาและอัปโหลดไฟล์ด้วยวิธีดังกล่าว
10 คุณไม่ได้เชื่อมโยงหลายมิติ
การโยน URL เข้าไปในเนื้อความของอีเมลนั้นเป็นเรื่องที่น่าเกลียดยุ่งยากและง่ายต่อการแก้ไข เพียงเน้นข้อความที่คุณต้องการเชื่อมโยงหลายมิติกด Command-K แล้ววาง URL ลงในช่องที่ปรากฏขึ้น จากนั้นข้อความของคุณจะมีลักษณะเช่นนี้
11 คุณใช้หลายครั้งเกินไป
ภาษาวิวัฒนาการมาตามกาลเวลา แต่ฉันไม่เพียง แต่หมายถึงคำที่มีความหมาย Mercurial หรือวลีชั่วคราวที่หายไปจากประวัติศาสตร์ เครื่องหมายวรรคตอนก็เปลี่ยนแปลงเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น เป็นเวลาหลายศตวรรษที่มีความหมายว่าประโยคนั้นจบสิ้นแล้วและไม่มีอะไรอื่นอีกแล้ว มันไร้สารหรืออารมณ์ใด ๆ เลย
แต่ทุกวันนี้ในขณะที่นักวิจัยทั้งมหาวิทยาลัยบิงแฮมตันและมหาวิทยาลัยรัตเกอร์เกอร์ได้สังเกตว่าการสิ้นสุดประโยคในช่วงเวลาหนึ่งอาจทำให้หลุดออกมาได้อย่างดีที่สุดคำสาปหรือโกรธที่สุด (แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้วิทยาศาสตร์ในการบอกคุณว่า "ไม่เป็นไร" หรือ "ไม่" ทุกครั้งที่คุณได้รับความรู้สึกที่น่ากลัว) ดังนั้นหากเป็นอีเมลที่เป็นทางการ ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ไม่รุนแรง - เครื่องหมายขีดกลางเครื่องหมายจุดเครื่องหมายจุลภาคเครื่องหมายโคลอนและเครื่องหมายอัฒภาคเพื่อรวบรวมความคิดของคุณ
12 คุณทำหัวเรื่องไม่ถูกต้อง
Shutterstock
กล่องจดหมายอีเมลเดสก์ท็อปส่วนใหญ่จะตัดการแสดงบรรทัดหัวเรื่องที่ 60 อักขระ อย่างไรก็ตามบนสมาร์ทโฟนหน้าจอนั้นจะถูกตัดออกที่จำนวนตัวอักษรต่ำสุดที่ 25 ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ (หน้าจอที่ใหญ่ขึ้นเช่นเดียวกับ iPhone 8 Plus จะแสดงได้สูงสุด 30 ตัวอักษร) เพื่อให้แน่ใจว่าหัวเรื่องทั้งหมดของคุณถูกอ่านอยู่ให้สั้นและหวาน โอ้และอย่าลืมเติมให้เต็ม มีบางสิ่งที่รอบคอบมากกว่าการได้รับอีเมล "(ไม่มีหัวเรื่อง)" จากคนแปลกหน้า
13 คุณใช้แบบอักษรผิด
Shutterstock
เฮลเวติกานั้นซ้ำซาก Times New Roman หยิ่งผยอง Comic Sans คือ…. เพียงแค่ไม่ เมื่อร่างอีเมลให้ทำตามขั้นตอนพื้นฐาน: Sans Serif มันไม่ยุ่งยากและง่ายต่อการอ่าน นอกจากนี้ฟอนต์จะแสดงผลในทุกเว็บเบราว์เซอร์ดังนั้นข้อความของคุณจะได้รับการจัดส่งตามที่กำหนดพร้อมด้วยฟอนต์ที่สมบูรณ์แบบ (ตัวเอียงตัวหนาขีดเส้นใต้ - สิ่งนั้น) ไปยังผู้รับของคุณ
14 คุณกำลังผลักทุกอย่างลงในย่อหน้าเดียว
Shutterstock
การรวมข้อความทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกันนั้นไม่น่าดูและขึ้นอยู่กับว่าคุณพูดมากเพียงใด ปฏิบัติตามกฎนี้: ทุกย่อหน้าควรมีจุด เดียว และทุกจุดควรมีย่อหน้าของตัวเอง (แม้ว่าจะเป็นเพียงประโยคเดียว) แยกย่อยข้อความของคุณตามนั้น
15 คุณทำผิดพลาด
คุณดีกว่านั้น
Ari Notis Ari เป็นบรรณาธิการอาวุโสที่เชี่ยวชาญด้านข่าวและวัฒนธรรม